Условия, необходимые для качественной работы PR-структуры
Человеческие ресурсы. В рамках этого условия людям предоставляется автономия и возможность принимать решения. Необходимо наличие взаимозависимости и духа единой команды.
Органичная структура предполагает отсутствие бюрократизма, принятие решений на децентрализованной основе. Такой порядок больше содействует инновации и удовлетворенности трудом.
Дух предпринимательства содействует поощрению инновационной деятельности.
Симметричная система коммуникации. Наличие двусторонней коммуникации и диалога говорит об умении слушать и вести переговоры и что умение разрешать конфликт превалирует над распоряжениями и навязыванием мнений.
Лидерство предполагает демократичный метод управления. Принцип делегирования полномочий превалирует над авторитарной моделью.
Развитая культура соучастия способствует включению людей в процесс принятия решений.
Стратегическое планирование. Окончательные сроки выполнения программ оптимизируются с учетом возможностей ситуации. Стратегическое планирование осуществляется с помощью анализа обстановки и селекции проблем.
Социальная ответственность означает, что организация уравновешивает собственные и общественные интересы.
Приоритет качества предполагает наличие программ внутреннего контроля качества и внимательный анализ обратной связи с клиентами.
Эффективные операциональные системы присутствуют в организациях, где руководство постоянно анализирует свою работу, ищет пути увеличения производительности.
Культура социального сотрудничества предполагает соучастие всех работников как общепринятый критерий функционирования организации.
Штатные PR-сотрудники организации
Специалисты, которые занимаются сегодня связями с общественностью - это люди, в отличие от своих предшественников, по базовой подготовке уже не принадлежащие к сфере журналистики. По образованию это преимущественно профильные специалисты тех организаций, где они работают. Они в свою очередь приглашает консультантов по вопросам коммуникации для разрешения возникающих в его работе каких-либо узких вопросов.
Штатные PR-мены связаны с консультировавшем линейного руководства оказанием помощи в решении финансовых, юридических, кадровых вопросов и особенно в установлении связей с различными группами общественности, от чего зависят репутация организации и благожелательное отношение к ней. С увеличением и усложнением организаций роль таких PR-функций все более и более усиливается. Но в то же время быть или не быть PR-специалисту членом «руководящей команды» прежде всего зависит от понимания руководством компании того, как правильно пользоваться институтом public relation.
Линейное руководство организации, с одной стороны, и ее штатные PR-работники с другой, имеют право на определенные взаимные обязанности и обязательства. Руководство организации ожидает от штатных PR-менов:
•- лояльности;
•- помощи в принятии решений, содержащих PR-аспекты;
•- умения озвучить принципы организации, содействовать их пониманию общественностью;
•- действий, мобилизующих всех членов организации на максимальную самоотдачу;
•- работы среди членов организации, предотвращающей поступки или высказывания, способные повредить репутации организации.
Штатные PR-мены со стороны руководства организации ожидают:
•- положительного лидерства с точки зрения требований науки и этики public relation;
•- личной поддержки одобренной политики в сфере коммуникации с общественностью;
•- разработки таких стратегических планов, которые охватывали бы все направления работы среди различных групп общественности;
•- соответственного финансового обеспечения работы в сфере public relation, включая затраты на изучение общественного мнения, аналитическую работу и оценку эффективности выполнения программ;
•- оптимальной возможности для предоставления руководителям консультаций по вопросам эффективности их появления на публике.
Принципы организации PR-структуры, построение иерархии
Репутация организации в значительной мере обусловливается поведением ее руководителей. От того, как поступает высшее звено менеджеров, что они говорят, зависят восприятие и интерпретация PR-усилий организации СМИ.
Длительный опыт деятельности института public relation доказал важность некоторых правил, которых следует придерживаться первым руководителям любых организаций. Они должны:
1. Постоянно советоваться с компетентными PR-менами-профессионалами.
2. Принимая ответственные решения, всегда учитывать их социальные последствия.
3. Поддерживать непрерывную двустороннюю связь с внутренней и внешней общественностью.
4. Внимательно относиться к сфере связей с общественностью и лично принимать участие в ее развитии.
5. Тщательно координировать практические действия со своими устными заявлениями.
6. Четко определять цели в сфере связей с общественностью.
Существует два пути использования института public relation в решении этих проблем:
•- создавать в структуре организации собственное PR-подразделение,
•- постоянно обращаться в специализированные коммерческие PR-фирмы за консультациями.