Материалы для непосредственной публикации в СМИ
Новости могут подаваться и в виде полностью готовых к публикации материалов для СМИ, которые создаются PR-специалистами организации либо журналистами по их заданию.
Занимательная статья (feature) - это материал, цель которого не столько информировать, сколько развлекать. Стиль его неформальный, легкий, иногда юмористический. Статья может начинаться с примера-иллюстрации, анекдота, а суть излагается позднее. Занимательная статья строится по схеме: описание - объяснение - оценка и служит для информирования читателя в увлекательной форме.
Кейс-история (case history), или случай-история, используется обычно для рассказа о благоприятном использовании потребителем продукта или услуги компании или о разрешении проблемной ситуации. Опыт одного потребителя (руководителя) может быть полезен для другого, поэтому СМИ в ряде случаев охотно публикуют подобные материалы. Кейс-истории обычно пишутся по формуле: а) представление проблемы одной компании (региона и т.п.), актуальной и для других; б) подход к ней компании (регионального руководства); в) описание использованного решения проблемы и его преимуществ; г) расширение опыта на основе использованного решения и выводы из него.
Именная или авторская статья (by-liner) - это статья, подготовленная PR-специалистом и подписанная высоким должностным лицом. Это придает публикации престижность, позволяет представить корпоративные взгляды в более авторитетной форме. Достоинство такого вида материалов еще и в том, что эти статьи пишутся так, как этого хочет целевая аудитория.
Обзорная статья (round-up article). Многие издания не особенно дружелюбны к паблисити отдельной компании или органа власти, но при этом они приветствуют статьи, интегрирующие опыт нескольких компаний в отрасли, различных ветвей власти или даже одинаковых компаний и органов власти в различных регионах. Такие обзорные статьи могут инициироваться как самими изданиями, так и PR-специалистами. Паблисити меньших по размерам и более слабых субъектов экономической или политической деятельности может улучшиться в результате включения материалов о них в обзорную статью вместе с материалами о крупных и сильных противниках.
Интервью (interview) - беседа, предназначенная для опубликования в прессе, к передаче по радио или телевидению. Задача интервью - показать некоторое лицо в определенном ракурсе, продемонстрировать четкие политические или экономические принципы, создать интригу и т.д.
Существует несколько форм интервью. В их числе интервью-монолог, когда выбранному для беседы человеку задается один важный вопрос, на который он подробно отвечает; интервью-диалог - беседа в вопросах и ответах. Форма коллективного интервью дает представление о мнениях нескольких людей. Более сложный характер носит интервью-зарисовка. Оно отличается значительным расширением роли журналиста, который не только задает вопросы, но и высказывает свое мнение по обсуждаемой теме, приводит дополнительные сведения о собеседнике, делает исторические отступления и т.д.
Особый вид интервью - анкетирование. Специально разработанная анкета публикуется для всех читателей издания либо рассылается отдельным целевым аудиториям, либо вопросы транслируются по радио или телевидению с предложением звонить в студию и давать на них ответы. Собранные результаты обрабатываются и на их базе составляются аналитические материалы. Анкетные интервью не могут квалифицироваться как репрезентативные опросы, однако в PR-обеспечении выполняют определенную роль.
Пресс-релизы, их назначение и особенности распространения
Среди информационных материалов, передаваемых службой по связям с общественностью представителям различных СМИ, особое место занимают пресс-релизы.
Основными целями написания пресс-релиза могут быть:
─ передача информации о произошедших или предстоящих событиях в жизни компании, представляющих общественный интерес;
─ разъяснение необходимости и сути отдельных решений руководства компании;
─ краткое изложение речи или доклада официального лица на предстоящем мероприятии по поводу определенного события в жизни компании или ее общественности.
Разные цели предполагают наличие пресс-релизов разных типов.
Пресс-релиз-анонс - короткое сообщение (не более одной страницы) о предстоящем мероприятии с приглашением журналистов принять в нем участие. Выполняет главную задачу - привлечь СМИ, пообещав им интересную информацию и новости.
Новостной пресс-релиз - сообщение, содержащее важную новость или полезную информацию для широкой аудитории. Распространяется в ходе пресс-конференции (в этом случае объем может быть любым), после либо вместо нее (объем 1-2 страницы).
Бэкграундер (backgrounder) - информация базового характера, не являющаяся новостью или сенсацией: о профиле деятельности, планах, истории организации; изложение содержания документов, описание товаров и услуг; статистические данные и т.д. Бэкграундер раздается журналистам непосредственно на новостном мероприятии, содержит информацию, дополняющую короткий новостной пресс-релиз и помогающую журналисту подробно и без искажений подготовить нужный материал для СМИ.
Биография - опорная фактическая информация о конкретном человеке. Необходимо иметь и периодически распространять сборник биографий всех руководителей организации. Такие биографии предназначены для оперативного использования при возникновении такого повода, как - инициатива, принадлежащая данному лицу; неожиданное назначение, отставка, увольнение и т.д.
Заявление - краткий недвусмысленный документ, призванный объявить или объяснить позицию одной или нескольких организаций по какому-либо вопросу.
Медиа-кит (media-kit), или пресс-кит - набор, комплект, пакет для представителя СМИ. Он содержит несколько материалов, потенциально полезных для СМИ: бэкграундер, биографию, фото и т.д. Пресс-кит предназначен для ответа на наиболее вероятные вопросы прессы, появившиеся в процессе подготовки материала по поводу определенного события.
Пресс-релизы могут направляться в различные СМИ: газеты, журналы, радиостанции, телевизионные компании - на десятки адресов. Для этого PR-службам необходимо составлять и периодически обновлять списки адресатов-получателей пресс-релизов. Эти списки могут быть систематизированы по разным удобным для организации признакам.
Подготовленный к отправке пресс-релиз обычно подписывается руководителем пресс-центра компании или специально назначенным ответственным за связь с прессой. В некоторых случаях на пресс-релизе могут дополнительно стоять подписи ведущих специалистов и руководителей компании.
Перед отправкой пресс-релиза адресату необходимо точно определить приемлемую дату его публикации и проставить соответствующую отметку на самом документе. Это важно сделать, если публикация пресс-релиза должна быть приурочена к какому-либо событию.
В некоторых случаях специалисты готовят специальные пресс-релизы, предназначенные для распространения внутри кампании. Направленность на собственных рабочих и служащих как главных потребителей информации пресс-релиза дает возможность делать некоторые отступления от общепринятых правил написания и распространения подобных документов.
Общие правила подготовки пресс-релизов.
1. Пресс-релиз рекомендуется печатать на плотной белой бумаге. В особых случаях может быть использован официальный бланк организации.
2. Над заголовком пресс-релиза размещают специальную шапку, содержащую все необходимые реквизиты для быстрой и однозначной идентификации отправителя данного документа. Так же указывают контактные телефоны сотрудников компаний, уполномоченных в случае необходимости предоставить дополнительную информацию получателям пресс-релиза.
3. Пресс-релиз должен обязательно содержать какую-либо новость или полезную информацию для потенциального читателя.
4. Заголовок пресс-релиза должен раскрывать его основную тему, быть ярким, выразительным, запоминающимся и по возможности кратким.
5. Суть сообщения необходимо сконцентрировать в первом абзаце пресс-релиза. Остальные абзацы дополняют, раскрывают и комментируют передаваемое сообщение.
6. Необходима максимальная ясность и конкретность формулировок. Информация должна быть без искажений и преувеличений, нужно использовать хорошо проверенные источники информации и только достоверные данные.
7. Объем пресс-релиза не должен превышать одну-две страницы машинописного текста, напечатанного через два интервала с достаточно широкими полями для пометок работников СМИ.
8. Возможно наличие приложений, куда можно поместить дополнительные информационные материалы, относящиеся к теме пресс-релиза (схемы, таблицы, фотографии и т.п.).
9. Пресс-релизы, предназначены для отраслевых и узкопрофессиональных изданий должны составляться с привлечением специалистов соответствующих служб организаций.
10. При составлении пресс-релизов используют только общепринятые в деловой практике специальные правила и особенности, связанные с использованием сокращений, аббревиатур, числительных, имен собственных, дат, кавычек, заглавных букв и т.п.
Строгое соблюдение технологии написания пресс-релиза может быть обеспечено только в том случае, если сотрудники пресс-центра компании или лицо, ответственное за связь с прессой, прошли соответствующее обучение, овладели необходимыми навыками и имеют достаточный опыт подготовки подобных информационных материалов.
Специальные мероприятия в отношениях со CМИ. Пресс-тур
Пресс-тур - это показ объектов журналистам и организация для них всевозможных экскурсий по территории предприятия осуществляются, как правило, в целях демонстрации успехов компании в таких областях, как:
─ завершение строительства новых объектов различного назначения;
─ освоение новой технологии и открытие производства по выпуск более современной продукции;
─ совершенствование системы организации производства и упрвления;
─ решение природоохранных проблем;
─ открытие региональных представительств и филиалов;
─ развитие социальной сферы;
─ открытие постоянно действующей экспозиции на территории компании и др.
При подготовке посещения объектов представителями различных СМИ практикуется предварительная рассылка приглашений. В приглашении обычно указывают:
─ цель и характер посещения объекта;
─ точное место расположения объекта, место и время сбора приглашенных лиц, место возможной встречи делегации представителями приглашающей компании;
─ маршрут и график движения транспорта к посещаемому объекту, схему проезда на личном транспорте;
─ общую длительность посещения, время начала и окончания основных экскурсий;
─ условия размещения, проживания и питания приглашенных лиц, и др.
При организации полномасштабного пресс-тура в регион следует продумать следующие блоки мероприятий:
- встреча на вокзале или в аэропорту, размещение, инструктивная встреча с изложением деталей пребывания в республике, области, городе;
- сопровождение журналистов по всему маршруту пресс-тура;
- питание, вечерний досуг, культурная программа;
- встреча с представителями исполнительной и законодательной ветвей власти;
- посещение профильных для тематики пресс-тура и наиболее интересных объектов республики, области, города; знакомство с их социально-экономическим развитием;
- заключительная встреча, подведение итогов поездки, проводы на вокзал или в аэропорт.
Важным моментом организации посещения объектов журналистами и репортерами является заблаговременная подготовка гидов, которые должны обладать необходимыми навыками общения с людьми, и профессиональными знаниями в соответствующей области.
Во время посещений объектов предприятия или организации представителями СМИ целесообразно раздавать им информационно-рекламные материалы, справочную и техническую литературу, фотографии и образцы новой продукции. Делать это желательно после завершения осмотра объекта.
Важным дополняющим элементом являются встречи представителей СМИ с руководством приглашающей организации и ее ведущими специалистами - как минимум дважды за время посещения объекта.